随着现代化多媒体会议室建设的发展，会议召开变得越来越频繁。针对传统会议所存在的文件保密难、人力资源浪费、会议单一不协调等问题，无纸化会议系统应运而生，成为现代化多媒体会议室建设的一级执行标准。
无纸化会议系统通过数字化、简约化的方式解决了传统会议所存在的问题。系统能够对会议室进行分时间段不同的会议安排，一键导入相关的会议议题以及参会人员，设置不同部门的阅读权限。会议秘书端可辅助领导桌面同屏近距离一对一交流，让会议变得井然有序、丰富多彩。
相比传统的纸张会议，无纸化会议系统采用私有云部署架构，采用双链路备份设计，保证文件的保密性和安全性。每次会后文件自动归档相应的会议，没有终极权限无法查看会后资料。空间储存可以无限制拓展，让文件保存、翻阅更加简易。
无纸化会议系统节省了人力资源，不再需要配备文件打印员、茶水员、会议管理员等人员，仅需后台一人统一部署上传会议所需的资料，手机APP一键查收茶水服务通知。同时为决策会议讨论重要文件及研究其他工作问题提供全方位的智能保障，大力发展集团其他事务。
无纸化会议系统还能够有效解决传统会议中突发的各种需求问题，在管理人员频繁解决问题的同时，极易打乱会讨节奏。系统既能拓展中央控制系统，能有效的把各个子系统有机的连接起来，通过平板一键式操作，既能做到控制声光电的协调性，远程视频无缝协同办公操作。又能合理进行多会议人员安排，把所有信息数字化、简约化，提高会议过程的舒适性及办公效率。
综上所述，无纸化会议系统的运用，不仅能够提高会议效率、降低成本，更能够提高会议过程的舒适性和办公效率，成为现代化多媒体会议室建设的必备工具。